Cách xây dựng văn hóa phản hồi tích cực

Thường xuyên trong các cuộc trò chuyện với cộng đồng lập trình viên hoặc đồng nghiệp, tôi nghe thấy câu nói: "Ước gì chúng ta có một nền văn hóa trao đổi phản hồi thoải mái hơn".

Thời gian code review thường kết thúc với việc 'LGTM' tràn lan một cách hình thức, hoặc những vấn đề quan trọng thực sự lại khó được nêu ra, ngay cả trong các cuộc họp riêng lẻ. Phản hồi là điều cần thiết cho sự phát triểnlà điều ai cũng biết, nhưng tại sao việc trao đổi phản hồi một cách lành mạnh lại khó khăn đến vậy?

Có lẽ đó là do rào cản văn hóa khi coi phản hồi như 'sự đánh giá về bản thân' hoặc 'những lời chỉ trích khó chịu', và thiếu kỹ năng trong việc trao đổi phản hồi.

Nhưng tôi cho rằng phản hồi là kỹ năng mạnh mẽ nhấtđể phát triển cá nhân cũng như năng lực của toàn bộ nhóm.
Đó là quá trình cùng nhau bổ sung những điểm yếu và học hỏi những điểm mạnh, cùng nhau trở nên vững chắc hơn.

Vậy làm thế nào để xây dựng một nền văn hóa phản hồi nơi phản hồi không còn là nỗi sợ hãi, mà là động lực phát triển?
Dựa trên kinh nghiệm và những trăn trở của bản thân, tôi muốn chia sẻ một số phương pháp cụ thể.

Nền văn hóa phản hồi lành mạnh

Cơ sở quan trọng nhất của một nền văn hóa phản hồi lành mạnh chính là 'sự an toàn về mặt tâm lý'.

Đó là niềm tin rằng tôi sẽ không bị chỉ trích hay bị bất lợi nếu đưa ra bất kỳ ý kiến nào, thừa nhận sai lầm hoặc đặt câu hỏi về những điều mình không biết. Nếu không có điều này, sẽ không ai dám thẳng thắn bày tỏ ý kiến của mình.

Điều quan trọng là các trưởng nhóm cần chủ động thừa nhận sai lầm và thiếu sót của bản thân, đồng thời chủ động xin phản hồi. Cần tạo nên thói quen tự nhiên khi xin phản hồi thông qua những câu hỏi như: "Có chỗ nào tôi bỏ sót không?", "Có ai có ý kiến khác về quyết định này không?"

Khi xảy ra vấn đề, thay vì chỉ trích cá nhân, cần tập trung vào việc phân tích nguyên nhân và cải thiện hệ thống hoặc quy trình, tạo nên 'nền văn hóa không chỉ trích'. Thất bại là cơ hội học hỏi và phát triểnlà nhận thức cần thiết.

Cần tạo ra bầu không khí nơi mọi người không phải do dự khi đặt câu hỏi: "Tôi có được phép hỏi câu hỏi này không?", coi việc đặt câu hỏi về những điều mình không biết là hành động bình thường và tích cực.

Cách 'tốt' để đưa ra phản hồi

Ngay cả những phản hồi thiện chí cũng có thể trở thành chất độc nếu cách thức truyền đạt không phù hợp. Phản hồi lành mạnh bắt nguồn từ tấm lòng muốn giúp đỡ người khác và cần lưu ý những điểm sau đây.

Thay vì những cụm từ mơ hồ như "Code hơi lộn xộn", cần phải dựa trên mã nguồn cụ thể hoặc hành vi được quan sátđể đưa ra phản hồi, ví dụ: "Logic ở phần này bị trùng lặp, nếu tách thành hàm thì sẽ cải thiện được tính dễ đọc và khả năng tái sử dụng".

Cần giải thích lý do tại sao lại đưa ra phản hồi này, phương pháp hiện tại gây ra ảnh hưởng tích cực/tiêu cựcnhư thế nào, điều này sẽ giúp người nhận hiểu được tầm quan trọng của phản hồi. ("Cách xử lý này có thể dẫn đến ngoại lệ Null, điều này có thể ảnh hưởng đến sự ổn định của dịch vụ.")

Nếu có thể, không chỉ dừng lại ở lời phê bình mà nên đưa ra đề xuất cụ thể để cải thiện hoặc tài liệu tham khảođể có tính xây dựng hơn. ("Sao chúng ta không thử áp dụng mô hình thiết kế này?")

Nên đưa ra phản hồi nhanh chóngnhưng cần sự quan tâm khi lựa chọn thời gian và địa điểm thích hợp, ví dụ như trong các cuộc họp riêng lẻ, thay vì đưa ra những phản hồi nhạy cảm ở nơi công cộng.

Bên cạnh những lời phê bình, cần phải khen ngợi và ghi nhận những điểm làm tốtđể duy trì mối quan hệ tích cực.

Cách 'tốt' để nhận phản hồi

Việc nhận phản hồi đôi khi khiến chúng ta cảm thấy khó chịu và muốn tự vệ. Tuy nhiên, trong một nền văn hóa lành mạnh, cần phải luyện tập việc coi phản hồi không phải là sự tấn công cá nhân mà là thông tin quý giá để phát triển.

Khi nghe phản hồi, hãy lắng nghe đến cùng thay vì vội vàng phản bác hoặc bào chữa, cố gắng hiểu chính xác ý định và nội dung của người nói.

Nếu không hiểu hoặc khó đồng ý, thay vì phản ứng cảm tính, hãy đặt câu hỏi cụ thểđể làm rõ nội dung. ("Anh/chị có thể cho em biết cụ thể hơn về phần nào anh/chị cảm thấy như vậy không?")

Hãy biểu đạt lòng biết ơnđối với nỗ lực và sự dũng cảm của đồng nghiệp đã đưa ra phản hồi, điều này sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp và khuyến khích việc đưa ra phản hồi liên tục. ("Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian để đưa ra phản hồi.")

Hãy suy nghĩ kỹ về phản hồi nhận được, tự nhìn nhận bản thân một cách khách quan, tìm ra những điểm cần cải thiện và thực sự hành động. Không cần thiết phải chấp nhận tất cả các phản hồi, nhưng cần có thái độ tìm kiếm những điều đáng học hỏi từ đó.

Xây dựng văn hóa phản hồi

Nền văn hóa phản hồi lành mạnh không thể hình thành trong một sớm một chiều. Cần phải luyện tập liên tục và nỗ lực để nó trở thành văn hóa.

Không nên thực hiện code reviewmột cách hình thức mà cần phải thực hiện một cách sâu sắc, sử dụng cuộc họp tổng kết sprintđể tìm ra những điểm cần cải thiện ở cấp độ nhóm và cuộc họp 1on1 thường xuyênđể dành thời gian nói chuyện về sự phát triển và khó khăn cá nhân.

Khuyến khích văn hóa học hỏi lẫn nhau thông qua việc trao đổi ý kiến một cách tự nhiên trong quá trình lập trình theo cặp hoặc thông qua các câu hỏi và câu trả lời đơn giản trên Slack.

Lãnh đạo cần chủ động xin và chấp nhận phản hồi, khuyến khích và hỗ trợ các thành viên trong nhóm trao đổi phản hồi một cách an toàn.

Phản hồi đôi khi khó chịu, nhưng việc dũng cảm trao đổi phản hồi sẽ là một trong những cách chắc chắn nhất để giúp bản thân, đồng nghiệp và cả nhóm phát triển.